Event Marketing: Il Concept di un Evento

10 Lug Event Marketing: Il Concept di un Evento

Se mi stai seguendo e hai letto i miei precedenti articoli, dovresti avere acquisito gli strumenti di base per proseguire questo percorso che ci porterà ad approfondire la tematica dell’Event Management applicata al Marketing aziendale.

Da questo articolo entreremo in una dimensione sensibilmente più tecnica, per cui ti invito, nel caso qualcosa non fosse chiaro, a sottopormi le tue perplessità.

Fatta questa doverosa premessa, oggi parleremo del Concept dell’Evento.

Questo termine, anche nella sua traduzione italiana, concetto, risulta abbastanza chiaro: il Concept è la fase preliminare della progettazione di un Format, quella in cui si definiscono tutti gli elementi strutturali e fondamentali di un evento.

Parliamo dell’idea che sta alla base della progettazione, quando si delinea l’obiettivo di fondo, il target di riferimento, le modalità con cui verrà svolto un evento, le possibili location, i centri di costo e il budget disponibile.

In altri termini, si può parlare di un metaprogetto, o fase metaprogettuale, cioè quella fase di transizione tra la parte creativa, le idee, gli elementi teorici e quella progettuale, quindi quella in cui tutta la fase preliminare teorica viene codificata in un vero e proprio progetto esecutivo di evento, che costituirà il punto di riferimento in fase realizzativa.

Altro elemento che dobbiamo presentare, che sta alla base di qualsiasi processo di progettazione di un evento, è lo Stakeholder.

Gli Stakeholders sono tutti i soggetti coinvolti, tutti coloro che a seconda del cosa viene proposto e come viene proposto, possono avere un beneficio positivo o negativo; e sono tutti coloro che, in qualche modo o in qualche ruolo, sono interessati all’evento.

Nel contesto di un progetto di evento, i principali sono: lo stesso committente, i fornitori, il target che si vuole raggiungere, i membri del team organizzativo, i media partner, i finanziatori, gli sponsor.

Tutti i possibili Stakeholders devono necessariamente essere considerati quando si definisce il Concept di un evento.

Questa fase preliminare, in realtà, è fondamentale tanto quanto quella progettuale. E’ il momento in cui la creatività deve caratterizzare gli elementi organizzativi.

Può esserci un ottimo staff capace di gestire alla perfezione le fasi organizzative di un progetto, ma se alla base non c’è un Concept efficace, interessante, coinvolgente, originale, quello che risulterà sarà un Format comunque mediocre e incapace di raggiungere gli obiettivi prefissati.

Allo stesso modo, la creatività deve essere integrata con tutti gli altri elementi progettuali. Le idee possono avere tutte le caratteristiche elencate, ma devono essere realizzabili, dal punto di vista tecnico, ambientale e, soprattutto, finanziario. Non ha senso pensare un evento che non sia contestualizzato rispetto alla realtà in cui dovrà essere organizzato.

Appare, quindi, fondamentale, che l’Event Management sia capace di valutare tutti gli aspetti preliminari e presentare il Concept ideale adeguato al contesto in cui viene inserito.

Ma quali sono, in definitiva, gli elementi da considerare nello sviluppo del Concept di un evento?

Analizzeremo, ora, in maniera sintetica quelli principali e nei prossimi articoli li approfondiremo singolarmente:

Gli Obiettivi

Definire i giusti obiettivi sta alla base di qualsiasi progettazione. Riferendoci al marketing aziendale, chiaramente, gli obiettivi sono prevalentemente di tipo commerciale e questi vengono raggiunti, anzitutto, individuando tra le varie tipologie di evento quello più coerente rispetto agli altri elementi che andremo ad elencare;

Il Target

Il principale Target di un evento è costituito dai partecipanti stessi. Sono le persone o le categorie di persone che, con il nostro evento, ci prefiggiamo di raggiungere e auspichiamo che partecipino.

La definizione del Target è, chiaramente, correlata e conseguente a quella degli obiettivi: in funzione di ciò che vogliamo comunicare ed ottenere scaturisce chi dobbiamo coinvolgere e fare in modo che sia presente;

La Location

Stabilire dove sarà presentato l’evento non è di secondaria importanza. La scelta del luogo deve essere fatta considerando tutti gli altri aspetti, tra i quali il numero di persone che si prevede possano partecipare e i servizi e le strutture che questo è in grado di fornire. Sottovalutare qualsiasi elemento può rendere il luogo individuato inidoneo ad accogliere l’evento e questo può inficiare o condizionare pesantemente i risultati prefissati.

Le Attività

Come ho avuto modo di dirti precedentemente, la parte creativa è fondamentale per la buona riuscita di un evento.

Si tratta, sostanzialmente, dell’esperienza che noi intendiamo far vivere ai nostri partecipanti. Se questa sarà indimenticabile, le premesse saranno quelle ideali perché i nostri obiettivi potranno essere raggiunti.

Il Budget

Come potrai ben capire, questo elemento sta alla base di qualsiasi proposta. Ogni attività, ogni tipologia di evento ha i suoi costi.

In realtà, in termini di Marketing aziendale dovremmo parlare di investimento, considerato che ai costi possono non corrispondere dei corrispondenti ricavi immediati, ma, in funzione degli obiettivi, il riscontro economico può essere di natura differente e differita.

In ogni caso, sapere con esattezza qual è il budget disponibile permette di elaborare un progetto di evento che poi potrà essere concretamente realizzato.

Il Team

Nella fase preliminare dovranno anche essere definite le professionalità necessarie alla progettazione e realizzazione di un evento. Caratteristica principale dei componenti il gruppo di lavoro è la capacità e disponibilità di lavorare in squadra, a parte, chiaramente, la competenza.

Come capirai, tutti gli elementi che ti ho presentato si devono integrare alla perfezione. Non ci può essere un contesto, e la persona a cui viene affidato, promosso o considerato più degli altri.

Essere capaci di elaborare un Concept efficace permetterà di mettere le basi per i migliori risultati raggiungibili per mezzo dell’evento ed integrare così le strategie di marketing integrato poste in campo dall’azienda.

Inutile dire che il Concept di un evento non potrà che tenere conto delle azioni di digital marketing ordinariamente poste in campo dall’azienda.

I migliori risultati potranno essere raggiunti solo in questo modo.

Massimo Fadda
Event Manager